深圳市助力科技有限公司-廖举轮

　　　      一、OA选型过程

• 2017年为了解决街道办事处内部行政公职人员的办公自动化，无纸化，移动化，提高工作效率，明确办文责任，党政会议召开及时通知，纸质签批不便，保存不便和倒查找困难等问题，经过街道领导班子研究决定更换现有的OA系统，由于现有的OA系统是多年前搭建，无法满足现在的无纸化办文，移动办文，平板办文要求。

• 街道综合管理办委托外包维护公司助力邀请多家厂商演示，通达、金和、致远等OA厂商的销售人员到本单位演示相关产品。经过街道领导班子通过对几家OA厂商的考察，因通达OA流程设置简单快捷、移动办方便实用，菜单易于调整维护、性价比高等优点，获得了领导班子和综合管理办的认可。  

二、通达OA应用情况

• 街道办2017年09月正式启用OA，由原来的100用户版本，经过中间升级到完美版，现在使用的功能模块有，个人事务模块，短信管理模块，传阅管理，会议管理，行政办公等功能，其中短信管理是有原来的手机短信发送调整菜单和功能而来，并未修改过任务代码，传阅管理，经过工作流模块调整设计而来，也未修改过代码，会议管理是有原来的公告通知调整而来，经过简单，简易的菜单调整即可构建一套真实贴近客户的需求，满足业务需求。

三、通达OA的功能应用举例

3.1、个人事务-内部邮件通知和记录。

• 街道办以前的系统没有内部邮件和内部事务提醒，任何记录的事务提醒，不方便留存，都是经过导出保持，经过使用通达的内部邮件，可以很好的保留行政综合人事科的行政通知相关，上级行政机关的评选等通知，列举截图。



3.2、短信管理-短信发送和行政事务通知




行政单位，事务，行政事务临时通知比较多，且频繁。既要接受好上级的行政机关的信息，也要做好本街道和管辖区域的及时通知，管辖社区有6个行政服务中心，3个行政社区，一个派出所，多个办公地点。手机短信的模式无法适应，短信频发和短信内容数字多需求，经过厂商的努力改进短信网关模式，增大短信内容量，增到至255个字符。完全满足业务的需求，使用效果很好。



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3.3、传阅管理

全面提升办文效率，实现无纸化，移动化办公，规范化的操作流程；解锁综合办公文签阅，签批的时限和空间的限制；改变工作方式，由原来的公文转发人员到处去各领导班子等签阅，碰签阅，催签阅；改用通达的OA办公系统，只需在电脑，手机，平板上完成转发，时刻关注签阅进程，不怕错过，遗落，大大提升了办公文件的签阅，并且可以随时新增业务流程和调整表单。






• 3.3.1、文件处理表；

• 流程的设计采用，强制后缀输入方式，方便后续的办文查询和关键字搜索。

  

• 同时为了方便操作解决单位的公文多而且频繁的问题，解决办公工作人员输入量大的问题，通达OA支持相近流程整单回填的模式，大大节省工作办文的拟稿输入和编写

  

• 同时会签意见区不同的事务由不同的领导签阅，有些事务签阅有前后顺序的，设计流程采用有主办审批和无主办会签模式结合。

  

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• 3.3.2、部分流程和表单
  

  

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3.4、会议管理

• 由原来的公告通知经过调整菜单改变而来，为满足客户的会议单独通知和继承原先操作习惯，同时管理出席名单的调整，开放使用权限到部门管理员公文接受人员，当发布通知后可以自行修改参会人员。



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• 3.5、移动办公，精灵使用，平板审批，使用上手机端办公，方便，随时可查，可办，可签阅










四、管理效率应用效果

• 从新湖街道办挂牌成立之初，领导班子一直在探索更为高效的办公方式；更合适街道行政服务单位职能，为企业提供高效的公文审批办理，为企业转型升级助力；为社区，服务中心站点提供基础的社会资源；

• 街道办是维护社会稳定的基层单位组织；街道下设组织机构多，管理难度大，维护稳定压力大；街道管辖分办有11个，社区服务中心有6个，基层社区3个，派出所1个。面对如此多的组织和单位，每个单位都涉及到居民民生，民生无小事；领导班子一直要求街道办的工作都是服务于民，为企业助力，实现转型升级，为实现十九大报告，到2020全面建成小康社会提供基础保障。

• 提高办公效率，优化办文审批流程，今年领导班子的重点信息化建设，办公审批流程化，无纸化，移动化，安全化，同时很好的执行上级行政单位的上传下达目的,使用效果明显，及时转发上级单位的发文，布告，政策，决策，为行政深化改革提供技术支持；采用通达的OA的原型，经过实施整理，完全定制了权限的菜单和界面，现在完全可以满足我们的需求，并且实现办公的无纸化，移动化，流程规范化，安全化，办文效率提升明显。